Teniendo como fundamento las fallas actuales del Gobierno Corporativo, dos nuevos estandares ISO respaldaran a las Organizaciones a revelar la informacion corporativa con rapidez y eficacia. El aumento creciente de la presión por parte de los entes reguladores obliga a las compañías a suministrar esta información debido a que las irregularidades en gestión financiera, conflictos de interés y la transparencia en la toma de decisiones se han vuelto demasiado comunes para las Organizaciones.
Para cubrir esta necesidad, nace la ISO 30300:2011 Sistema de Gestión de Registros Fundamentos y Vocabulario, y la ISO 30301:2011 Sistema de Gestión de Registros Requerimientos, las cuales contaron en su desarrollo con la participación de expertos de 27 países en los 5 continentes.
Estos estándares fueron desarrollados para ser compatibles y complementarios con otros sistemas de gestión, tales como ISO 9001 (Gestión de Calidad), ISO 14001 (Gestión Ambiental) e ISO 27001 (Gestión de Seguridad de la Información)
ISO 30300 es el estándar fundamental que incluye los fundamentos y el vocabulario general para toda la serie, mientras que la ISO 30301 especifica los requerimientos para un sistema de gestión de registros. Estándares adicionales para la serie ISO 30300 continúan aun bajo desarrollo.
De acuerdo a Judith Ellis y Carlota Bustelo, quienes fueron lideres de los equipos de trabajo que desarrollaron estos estandares, resaltan que la serie ISO 30300 ofrece la metodología para una aproximación sistemática para la creación y gestión de registros, alineándose con los objetivos y estrategias organizacionales. La Gestión de Registros a través de un Sistema de Gestión de Registros rentabiliza procesos operacionales como almacenamiento, recuperación de información, reutilización de la información, litigios y elaboración de Due Dilligence.
El costo de la implementacion de un SGR (Sistema de Gestion de Registros) depende del alcance de la implementacion dentro de cada organizacion, y esta determinado por las necesidades del negocio y analisis de riesgos, y puede generar retornos de la inversion a corto y/o largo periodo, asi como una reducción de costos.
Los factores globales obligan a las organizaciones, sean o no con animo de lucro, privadas o estatales, grandes o pequeñas, a reducir sus costos y a aumentar su responsabilidad ambiental para que implementen un SGR. Dentro de estos factores encontramos:
- Intensa competicion comercial
- Cambios tecnológicos intensos enfocados hacia el e-commerce y el e-government.
- La velocidad de las comunicaciones y la diseminacion de informacion a traves de Internet.
- Incremento en la complejidad de regulaciones ambientales a nivel local, nacional e internacional.
- Expectativas crecientes de los ciudadanos para ver organizaciones que trabajen de manera responsable, transparente y con responsabilidad social.
- El incremento de los riesgos externos, incluyendo amenazas de seguridad y desastres naturales.
La creación de registros es esencial para las actividades de toda organización, proceso y sistema. Un SGR respalda la eficiencia organizacional, la rendición de cuentas, gestión de riesgos, y continuidad de negocios; y le permite a las organizaciones capitalizar el valor de sus registros de información como negocios, activos comerciales y conocimiento. Al mismo tiempo, el SGR contribuye a la preservación de la memoria corporativa, en respuesta a los desafíos del medio ambiente global y digital.
Dentro de los sectores a los cuales va orientado este nuevo estándar incluye el sector estatal, educativo y de manufactura (especialmente farmacéuticas y mineras). Compañias involucradas en programas de responsabilidad social, así como los sectores con una fuerte necesidad de demostrar el cumplimiento, como la energía nuclear y las telecomunicaciones, se espera que se beneficien a partir de su aplicación efectiva.
La versión en español de este estandar esta aun por ser anunciado, y opino que seria fantástico se convirtiera en una obligatoriedad a nivel estatal en Colombia.
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